Voorkom verspilling en vergroot je impact op de beurs!

9 tips om voedselverspilling te voorkomen

In samenwerking met Stichting Samen Tegen Voedselverspilling geven we je graag deze praktische tips en best practices om verspilling op de stand zoveel mogelijk te voorkomen:

1. Maak een realistische inschatting van je verbruik

Bekijk vooraf hoeveel bezoekers je verwacht en hoeveel proeverijen je per dag wilt uitdelen. Houd rekening met verschillen tussen beursdagen en drukke momenten zoals de lunch.

Gebruik een eenvoudige berekening om je voorraad te bepalen. Schat hoeveel bezoekers je stand bezoeken, hoeveel daarvan een proeverij nemen en vermenigvuldig dit met de portiegrootte. Neem liever een beperkte veiligheidsmarge en maak gebruik van de Fresh Food Drop Off & Ride-faciliteit voor tussentijdse naleveringen. Zo voorkom je dat je aan het einde van de beurs met grote voedseloverschotten blijft zitten.

2. Kleinere proefporties

Een kleine portie is vaak voldoende om bezoekers kennis te laten maken met je product. Bovendien bezoeken gasten meerdere stands, waardoor kleinere porties vaak beter worden gewaardeerd én minder snel worden weggegooid.

3. Maak gebruik van dagelijkse naleveringen

Neem niet direct je volledige voorraad mee naar de beurs. Werk indien mogelijk met kleinere leveringen gedurende de beurs. Gastvrij Rotterdam faciliteert dit via de Fresh Food Drop Off & Ride-route. Leveranciers van verse producten kunnen hier tijdens beursdagen op- en afrijden en maximaal 30 minuten laden en lossen. Hiervoor is kosteloos een voucher beschikbaar via het Exhibitor Portal.

4. Werk slim met gekoelde en diepgevroren voorraad

Neem (een deel van je) product diepgevroren mee en bewaar het in de vriezer. Zo gebruik je alleen wat je nodig hebt en kan de rest bewaard worden voor een volgend evenement.

5. Presentatiemateriaal

Voedselverspilling ontstaat niet alleen door proeverijen. Ook decoratie- en presentatiemateriaal kan onnodig verloren gaan. Praktische voorbeelden:

• Toon slechts een deel van je assortiment
• Houd producten gekoeld zodat ze langer bruikbaar blijven
• Gebruik dezelfde presentatie meerdere beursdagen
• Werk met dummy-verpakkingen waar mogelijk

6. Geef overgebleven producten een tweede bestemming!

Zorg vooraf voor een plan voor eventuele voedseloverschotten. Producten die na afloop van de beurs nog bruikbaar zijn, kunnen via onze partner Shareaty een tweede bestemming krijgen. De producten worden verwerkt in maaltijden voor Rotterdammers of verdeeld via dagbestedingslocaties.

Gastvrij Rotterdam biedt hiervoor twee mogelijkheden:

• Meld vooraf via [email protected] dat Shareaty jouw overgebleven producten op woensdag tussen 18.00 en 19.00 uur bij de stand mag ophalen. Vermeld daarbij je standnaam, standnummer en de producten die opgehaald mogen worden.
• Kun je de producten niet laten ophalen? Lever bruikbare etenswaren op de laatste beursdag vanaf 15.00 uur in bij de keuken van Green Leisure Group op stand 5.408.

Let op: alcoholische producten kunnen niet worden ingezameld.

7. Train je team

Bespreek vooraf met je standbemanning hoe jullie verspilling voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan: kleinere porties uitschenken, niet onnodig nieuwe producten openen, regelmatig voorraad controleren en aan het einde van de dag producten veilig opslaan.

8. Houd bij hoeveel je overhoudt

Noteer dagelijks wat er overblijft of maak foto's van de restvoorraad. Zo krijg je inzicht in welke producten populair waren en welke hoeveelheden beter kunnen worden afgestemd.

Een kleine evaluatie na afloop helpt om bij een volgende editie minder in te kopen, minder weg te gooien en kosten te besparen.

9. Spread the word!

Vertel bezoekers hoe jij je steentje bijdraagt aan minder voedselverspilling: dit zorgt voor begrip en bewustwording!

Hoe zorgen mede-exposanten voor het voorkomen van verspilling op Gastvrij Rotterdam?

Doe je voordeel met onderstaande ervaringen van Henri en Bidfood.

Henri pakt voedselverspilling gestructureerd aan tijdens beurzen. Zo bepalen ze vooraf de maten en gewichten van hun gerechten nog vóór de beursorder wordt geplaatst. Dit helpt om efficiënter in te kopen en onnodige verspilling te voorkomen. Tijdens de beurs wordt het daadwerkelijke verbruik goed geregistreerd, zodat er inzicht ontstaat in wat er écht is gebruikt. Henri werkt bovendien met een dagvoorraad: er liggen alleen kleinere hoeveelheden op de stand zelf, terwijl de bulkvoorraad gekoeld bij een grossier of andere opslaglocatie staat. Tot slot maakt Henri een duidelijke keuze in wat ze willen presenteren; vaak zijn twee à drie gerechten voldoende om bezoekers een goed beeld te geven. Wil iemand iets anders proeven of zien? 'Dan is dat juist een mooi moment om een vervolgafspraak te plannen.’

Bidfood werkt op beurzen bewust toe naar een balans tussen gastvrijheid en duurzaamheid. Zo kijken zij vooraf wat er nog op voorraad is aan disposables en droge kruidenierswaren. Beurzen volgen elkaar soms snel op, dus gesloten retourproducten van de ene beurs worden waar mogelijk opnieuw ingezet bij een volgende. Ook bij het bestellen van voedsel is er aandacht voor efficiëntie: collega’s die de bestellijsten maken, worden erop gewezen om niet direct voor de hele beurs in te kopen. Bestellingen kunnen namelijk ook tijdens de beurs nog worden bijgestuurd - daar wordt actief aan gewerkt. Bij de uitgiftepunten werkt Bidfood met kleine bordjes en gerechtjes in fingerfood-formaat. 'Bezoekers komen immers om te proeven, niet om een volledig diner te eten.’  Wat na afloop van de beurs overblijft, krijgt een passende bestemming bij een sociaal initiatief. Producten die daarvoor niet in aanmerking komen - bijvoorbeeld aangebroken verpakkingen - worden op een 'meeneemtafel’ gelegd. Hier kunnen collega’s, standbouwers of andere betrokkenen nog gebruik van maken.